شروط تجميع الأنشطة في التنظيم الإداري

تسهيل الرقابة

يفضل عند تقسيم أوجه النشاط أن يؤخذ بعين الاعتبار عنصر تسهيل الرقابة، فالرقابة هي التأكد من أن ما تم تطبيقه يطابق الخطة التي تم إقرارها. ومن الأمور التي تبسط عملية الرقابة هو تجميع البيانات المتشابهة في هدفها تحت مسؤولية مدير واحد، مثل تجميع عمليات النقل والتخزين تحت مسؤولية موظف واحد؛ لأن النشاطان يهدفان لتوصيل البضاعة للمستهلك، أيضًا أن يتم جمع الموظفين التي يشرف عليهم مدير واحد في موقع واحد. تقليل التكاليف: إن إنشاء إدارة لكل نشاط من أنشطة المنظمة يعمل على ارتفاع التكاليف فيها، لذلك تجميع الأنشطة المتشابهة يعمل على تقليل التكاليف، مثلاً أن يتم تجميع الأوراق في منظّمة صغيرة في البريد الوارد والبريد الصادر والمحفوظات وبذلك نقوم بتوفير التكاليف بتعيين رؤساء لهذه الأقسام.

الحصول على التنسيق

الهدف الأساسي من التنظيم هو توحيد الجهود الموظفين وربطها مع بعضها البعض لكي تحقق الأهداف، وحتى يتحقق هذا يجب عدم وجود تعارض بين الجهود التي يبذلها الموظفين هو دليل على التنسيق الجيد. ويحرص الإداري عند قيامه بتجميع الأنشطة أو تقسيمها أن يقوم بتحقيق التنسيق المتكامل بين أجزاء المنظّمة.

ضمان إعطاء الاهتمام الملائم للعمل الهام

عندما يكون العمل هام في المنظمة هذا يدعو إلى القيام بفصله عن الأنشطة الأخرى، القيام بوضع هذا النشاط في إدارة واحدة أو قسم إداري منفصل. وإذا كان هذا العمل مهم جداً لنجاح المنظّمة في القيام بأنشطتها يعتبر مبرر لوضعه في مستوى إداري أعلى في الهيكل التنظيمي. مثلاً إذا كان النشاط بالغ الاهمية نقوم بربطه بمدير المنظّمة مباشرة، أمّا إذا كان ذات أهمية أقل يمكن أن نقوم بدمجه مع نشاط آخر في قسم واحد ويكون الهدف من ذلك هو إعطاء كل نشاط ما يستحق من الاهتمام.

الاستفادة من التخصص

يحقق التخصص مميزات كثيرة للمنظمة، فالتخصص يزيد من المهارة ويقلل من التكلفة ويرفع الإنتاج ويرفع من جودة الخدمة، أو السلعة ويقوم بتحسين نوعية الخدمة، وعند تقسيم الأعمال يجب على الإداري أن يراعي الاستفادة من التخصص، فهو يعمل بتجميع الأنشطة التي تحتاج لتخصص محدد مع بعضها البعض.

وظائف ادارة الموارد البشرية

1:أن يكون نظام العمل والتوظيف متوافق مع القوانين الموجودة في البلد.

2:وضع معايير ترسخ لثقافة الشركة وأسلوب العمل بها، بداية من بيئة العمل نفسها، وتنظيم التعامل بين الموظفين وفق قيم وأهداف أخلاقية معينة.

3:تعمل الموارد البشرية على تولي العلاقة بين الموظفين وبعضهم، وكذلك بينهم والمديرين، بالشكل الذي يضمن تعامل سلس، وضمان شعورهم بالرضا عن وظائفهم ومهامهم، والقدرة على حل أي مشكلة تطرأ في بيئة العمل، حتى وإن كانت شخصية وتمس الموظف وحده.

4:يحدد قسم الموارد البشرية احتياجات المؤسسة من الموظفين والعاملين، وذلك بوضع خطة توظيف تشير إلى الثغرات الموجودة داخل كل قطاع أو قسم، ومواصفات الموظف الذي يحتاجه هذا القسم بعد التواصل مع المديرين كافة، مع القدرة على وضع استراتيحية للاستغلال والتعامل الأمثل مع الموظفين أصحاب الموهبة والتميز.

5:كثيرون يعتبرون أن الموارد البشرية هي الجهة المسئولة عن شعور الموظفين بالرضا، وفي شركة جوجل يتم الترويج للعاملين بهذا القسم على أنهم "أبطال الثقافة المبهجة"، ولذلك فيجب أن تعمل إدارة الموارد البشرية على التأكد من شعور الموظفين بالرضا عن مهامهم، والاجتهاد من أجل التخلص من مشاعرهم السلبية تجاه ما يقومون به، في حال وجدت، وذلك لضمان حماسهم للمجيء إلى العمل، وقدرتهم على العطاء والإنتاج.

6:تمنح إدارة الموارد البشرية الامتيازات للموظفين الموهوبين، والذين ينفذون مهامهم باجتهاد، كما أنها مسئولة عن الجزاءات (وهو ما لا يحبه كثيرون)، والأوراق المتعلقة بالتعاملات الحكومية والضرائب، وكذلك الترقي.

7:يساعد قسم الموارد البشرية على إنشاء خطة عمل ناجحة للشركة او المؤسسة، ومتابعة تنفيذها كون العاملين بهذا القسم يملكون نظرة عامة على الهيكل التنظيمي للشركة، بداية من الموارد المتوفرة والطريقة التي يتم إدارتها بها، وكذلك متابعة تحقيقها للنتائج المرجوة منها.

8:ومن الأمور التي تعمل على تطوير الشركة بشكل فعلي، هي قيام إدارة الموارد البشرية على اعتماد تدريبات وورش عمل تنمي من مهارات الموظفين، وتزيد من خبراتهم ، فتضع خطة تدريبية لكل قسم بأهم احتياجاته ليكون قادر على المواكبة والمنافسة أيضا.

9:بيئة العمل الصحية، التي تراعي الصحة الجسدية والنفسية للموظفين، واحدة من أهم المهام التي تقوم بها إدارة الموارد البشرية، فتضمن لجميع العاملين مكاتب وأماكن عمل وفق معايير الصحة والسلامة المتعارف عليها، والاجتهاد من اجل تطوير هذه المعايير.